La réglementation F-Gaz, les CERFA, les BSFF, les bilans annuels…
Pour beaucoup d’entreprises du froid, la gestion des fluides frigorigènes est devenue un vrai casse-tête.
Entre la traçabilité exigée, les inspections possibles et la multiplicité des documents, chaque erreur peut coûter cher, en temps, comme en conformité.
Pourtant, derrière cette complexité apparente, une logique simple : assurer la sécurité, la traçabilité et la durabilité des installations. Encore faut-il disposer d’outils et de méthodes adaptés au quotidien du terrain.
1. Comprendre les obligations : un cadre exigeant mais cohérent
Depuis la mise en place de la réglementation F-Gaz, les entreprises manipulant des fluides frigorigènes doivent garantir la traçabilité complète de leurs interventions :
● Un CERFA à remplir à chaque manipulation de fluide (mise en service, entretien, récupération, etc.)
● Un bilan annuel des fluides, à transmettre à l’ADEME
● Un bordereau de suivi des fluides frigorigènes (BSFF) pour les fluides usagés, désormais via la plateforme Trackdéchets
● Et bien sûr, la tenue d’un registre précis des bouteilles et de leurs mouvements
Sur le papier, c’est clair.
Sur le terrain, c’est une tout autre histoire.
Les frigoristes et climaticiens jonglent souvent entre carnets papier, fichiers Excel, photos de bouteilles et documents égarés. Résultat : des heures perdues, des erreurs de saisie, et un stress permanent à l’approche des contrôles.
2. Centraliser les informations : la clé pour gagner du temps et rester conforme
Les retours de terrain sont unanimes : la traçabilité manuelle n’est plus tenable. C’est ce constat qu’a fait Hedi, ancien frigoriste et fondateur d’InterFast, avant de créer un outil de gestion tout-en-un pour les professionnels CVC.
L’idée n’est pas de remplacer le savoir-faire du technicien, mais de supprimer les tâches administratives sans valeur ajoutée.
Chaque manipulation de fluide, chaque récupération, chaque bilan doit pouvoir être enregistré automatiquement au fil des interventions.
Concrètement :
● Lorsqu’un technicien crée une intervention (maintenance, mise en service, dépannage), il peut générer automatiquement le CERFA adapté.
● Les informations statiques (numéro de capacité, opérateur, détecteur de fuite, etc.) sont préremplies.
● Le fluide utilisé est puisé depuis la bouteille stockée dans le logiciel, avec calcul automatique du tonnage équivalent CO₂.
● Le bilan des fluides est ensuite généré en un clic en fin d’année, sans ressaisie.
Cette logique simple permet d’avoir un suivi continu, au lieu d’un rattrapage de dernière minute avant la déclaration.
3. Fluides usagés, BSFF et Trackdéchets : la fin des doublons
Autre enjeu majeur : la gestion des fluides récupérés.
Chaque gramme de fluide destiné au traitement doit aujourd’hui être tracé dans un BSFF.
InterFast est connecté en API officielle à Trackdéchets, ce qui permet :
● De générer le BSFF directement depuis le rapport d’intervention.
● De suivre l’état du traitement (en attente, validé, en cours).
● De corriger les erreurs de synchronisation sans repasser par la plateforme.
Résultat : plus de double saisie, plus de pertes de documents, et un suivi complet des déchets fluides, conforme à la réglementation.
Un véritable gain de sérénité pour les entreprises souvent sollicitées par les organismes de contrôle.
4. Suivre ses bouteilles comme un pro : le stock 100 % traçable
Le suivi des bouteilles est sans doute la partie la plus chronophage et la plus risquée.
Oublier une sortie de fluide, mal identifier une bouteille ou mélanger les emplacements peut rapidement poser problème lors d’un audit.
InterFast propose désormais une gestion intelligente des stocks, pensée pour les réalités terrain :
● Chaque bouteille est enregistrée avec son numéro unique, sa capacité et son emplacement (camion, dépôt, atelier).
● Tous les mouvements (sorties, ajouts, récupérations) sont historisés automatiquement.
● Et depuis peu, les entreprises peuvent imprimer des QR codes à coller sur leurs bouteilles et équipements.
Grâce à l’application mobile, le technicien scanne simplement le QR code pour sortir ou entrer du fluide depuis le stock.
Une approche simple, concrète, et surtout pensée pour ceux qui travaillent sur le terrain, pas derrière un bureau.
5. Un bilan annuel sans stress
Chaque fin d’année, le même scénario se répète : chercher les CERFA, additionner les colonnes, reconstituer le bilan des fluides.
Avec un système numérique intégré, le bilan est prêt à tout moment : il suffit de choisir la période, et l’outil calcule les quantités de fluide vierge, régénéré, recyclé, récupéré, etc.
Ce niveau de traçabilité continue sécurise les audits, fiabilise les bilans, et fait gagner plusieurs journées de travail par an à une entreprise de froid.
En conclusion
La conformité F-Gaz n’a pas vocation à devenir une corvée.
Elle est avant tout une garantie de professionnalisme et de respect de l’environnement.
Avec des outils adaptés, qu’il s’agisse de solutions de gestion numérique, de fournisseurs responsables ou de pratiques rigoureuses, les entreprises du froid peuvent reprendre le contrôle de leurs fluides. C’est dans cet esprit que Framacold et InterFast s’engagent, chacun à leur manière, à accompagner les climaticiens et frigoristes vers une gestion plus simple, plus sûre et plus durable de leurs installations.